栄養ソフトについて

わんぱくランチソフトを使用している施設の方に質問です。
小規模施設で使用してますが、例えば、
予定人数が20人、実施人数が１８人で栄養計算すると、予定献立だと５５０キロカロリーですが、実施献立にすると600キロ超えてしまいます。書類ができなくて困っています。。。
これは、人数の問題なのか、設定があるのか、この場合の対応、そもそもそんなことにはならないのか。
この文章でわかる方は教えてください。