食品構成表について

病院の管理栄養士をしています。
既卒で未経験で入職したのですが、免許を持ってるだけの知識不足で情けないのを日々痛感しています。質問できる方もおらず、恥を承知でここで質問させていただきます。

食品構成表を毎月作成するようになっているのですが、ソフトで基準量を算出する期間を設けて（栄養月報のデータをもとに）作成するようなっています。
これは、データのある前月分（今ですと2月）をもとに、来月分（4月）のを作成するという解釈であっていますでしょうか。

展開食の献立作成はしていますが、元となる献立作成はしていません。

食品構成表は食品群の摂取目安を示し、偏りを避ける、給与栄養目標量を満たせるものである、というのは理解しているのですが…

もう元となる献立は来月分はもちろん数ヶ月分できており、展開食を立て始めているのに、来月分の食品構成表今を作って具体的にどう役立つのか、いまいち理解できません。
色んなサイトを見ても納得できませんでした。

稚拙な文章ですがよろしくお願いします。