特養の企画行事で食事を欠食される方の食事せんについて

初めて利用します。
私は特養に勤めて1年と2か月経過した者です。1人で勤務しており、分からないことが多いため質問させて頂きます。

来月、特養の行事でそば打ちがあります。
そのため20人ほど利用者は欠食されるのですが、欠食するための食事せん全員分を書くのが大変だし、用紙がもったいない･･･とのことでした。
そこで質問ですが、
施設内で行事を行う際は、企画書を必ず作成し、誰が参加するのか一人ずつ記入し、時間配分なども記入し、事務長、副施設長、施設長にも回覧し、印鑑を頂きます。(もちろん、栄養士も)
この、企画書の用紙をコピーしていつも保存してますが、これを代わりに欠食食事せんとして、扱ってもよろしいのでしょうか？
監査でひっかかりませんかね･･･。
回答をどうか、宜しくお願いします。