発注が難しくて心が折れそう(T-T)

保育園給食に調理員としてパートで入ってもうすぐ１年半。4月から発注をするようになり、自己嫌悪の毎日です。

献立担当の管理栄養士さんがベースとなる普通食の献立を立ててくれているのですが、離乳食や乳児食、アレルギー食などのがあり、それぞれに使用しない食材があるため、代替えをしています。
前任者が急に抜けることになり、引き継ぎもなく交代してしまったのと、４月で園児数や職員数にも変動があり、どのくらい頼んだら良いか分からず余らせてしまったり、代替えを忘れていたり、代替えした分減らしていなかったり、栄養日報通り頼んだのに多すぎて使わなかったり、保護者配布用の献立表と調理用の栄養日報の献立が合ってなかったり。
毎日落ち込むことばかりです。
記憶力がないのでやろうとしたことを忘れていたり、メモをどこにおいたか忘れたり。

こんな私でも上手に発注できる方法は無いでしょうか？

ちなみにダブルチェックはしてもらっていますが、そもそも献立表にない代替え食材は見逃されてしまいやすく、チェックする人もベテランではないので見逃しやすく困っています。