発注の数量の変更やキャンセルについて

こんちには。
当方働いている保育園が4月より委託から直営の切り替えで委託業者より引き継ぎを行いながら
同じような分量で発注を行なっていたのですが、新入園児になったり委託業者の時は牛乳を開けたりすると開けた時点で余って返却された時点で捨てたりお腹を下している子どもがいるとお茶を与えたりするなど、園独自の様々なルールや委託業者さんのルールなど色々ありまた、私も大した経験年数も無く実力不足なのは十分承知なのですが牛乳の量が読めなかったり、食材も頼んだものの委託業者の方に聞いた量が食べれなさそうな量だったりした日は少し調節しながらして発注量を度々変更やキャンセル依頼をしているのですが、先日業者の社長にまたか。。と言われるほどに至りました。
この業者さんとは4月より新しく提携したこともあり、発注したお品物が何かを早く知らせて欲しいとのこともあり、早めに発注をかけていたので
分量はこれくらいでいこうと言う感じで早めに1ヶ月まるまる早めに出した状態ではありました。

ただ確かに業者さんからしたらそう思うよな、と申し訳ない気持ちでいっぱいなのですが、皆さんはそんなに頻繁に数量変更やキャンセルは行いますでしょうか。。？

きちっとした発注量を行うのは常識的なマナーではあると十分承知ですがまだ始まって２週間ちょっとで掴めない状態で本当にキャンセルばかりして申し訳ないなとは思っているのですがどうしたらいいものかと申し訳なさと自分の実力不足で業者に迷惑をかけていることに辛く思う毎日です。

アドバイスなどあれば教えていただけますと幸いです。また、初めて提携した業者さんと自分も同じようなことがあったなどございましたら経験として教えていただけますと幸いです。
パニックで文面が読みづらいかと思いますがご回答のほどお待ちしております。