栄養ケアの仕事について

特養の管理栄養士です。現在使っているソフトがリニューアルされ、令和3年介護報酬改定時の形式になりました。そこで私も仕事内容を見直すことにしました。しかしこれでいいいのか心配になり質問させてください。

栄養ケア計画書・・スクリーニング、アセスメントで変更無ければ、3ヶ月ごとの作成はしない。
　　　　　　　　　
経口維持加算（Ⅰ）・・最初に算定するときは様式をプリントして作成し家族に同意をもらうが、
　　　　　　　　　　　次回からは変更がなければ、ソフト内に記録し保存し変更があるときのみ
　　　　　　　　　　　プリントして家族に同意をもらって綴っておく。

今までは毎月3ヶ月ごと栄養ケア計画書を作成し送付して返信用封筒を同封して送り返していただいていました。最近、理事長より経費削減で切手代まで減らすように言われました。それで私もやり方の見直しをしようか考えるようになったのですが、これで問題ないのか教えていただきたいです。