特養退所時の栄養書類について

特養に勤めています。
来月に監査があり栄養マネジメントの書類をまとめているのですが、
退所した方の書類は紙ベースで印刷し保管されています？
4年前に引き継いだ前任の栄養士はスクリーニング・アセスメント、栄養ケア計画書、モニタリング、経口維持計画書を入所していた期間の全てを紙ベースで印刷してファイリングしていました。
10年以上入所されていた方もおり、とんでもない量の書類になりますしデータベースで残っているので計画書類だけでいいのでは？と思っています。
ネットで調べたりしましたが良い回答が見つからず...。
よろしければ皆様の施設ではどうされているかお聞きしたいです。