経口維持加算 同意や書類の管理

老健に勤めています。管理栄養士２名体制です。

経口維持加算について
「家族への同意は毎月」となっているため、当施設では毎月サインをもらっています。栄養ケア計画書と一体化しています。管理栄養士２人ですが、対象者が６０名弱いるのでサイン済の書類を管理するのが大変です。
加えて、経口維持の評価表（厚労省のフォーマットに沿った、はい・いいえにチェックをつけたり、多職種からのコメントを控えている用紙）も、多職種に見てもらって修正したものを毎月印刷しています。（会議録になるから、と前任者からの引継ぎです。）そのため、毎月２枚は利用者のカルテに閉じており、長期入所されている方のカルテは分厚くなっています・・・（３、４年ほど溜まったら事務が破棄？していそうですが）

①サインはどの頻度でもらっていますか。どのようにして同意を得た形を残していますか。
　当施設では３ヶ月に１度、全利用者から栄養ケア計画書にサインをもらっています。事務や相談員が決めたことです。これは他職種が作る、リハビリ計画書や褥瘡対策計画書も一括でそうしています。どのみち３ヶ月に１度は必ずサインをもらえるので、毎月でなくともいいとのでは？と思っています。大きな変更があればサインをもらいますが。

②計画書以外にも評価表などを印刷するべきなのでしょうか。Excelや介護記録システムにデータとして残っていれば十分なのでは？

どちらか一方でもいいので、ご助言いただきたいです。よろしくお願いいたします。