栄養課責任者 全てを把握するためには

こんばんは。

現在、特別養護老人ホームで直営の管理栄養士として働いています。3年前に新卒で委託会社を約半年、その後有料老人ホームで施設側の管理栄養士を約1年働いてきました。

現在勤めている会社は入社して1年半が経ち、主に献立作成や発注・納品業務、食事箋作成、栄養ケアマネジメント、ミールラウンド、現場(お手伝い程度)などをしてきました。

タイトル通り、私は栄養課の責任者であるため厨房内の全て(調理員たちの動き方や調理機器の故障対応、シフト変更)を把握しないといけないと調理員たちや上司からも言われます。分かっているのですが、膨大な事務作業や別の栄養士会の役員の業務もしつつ、調理員の人手不足のため提供時間に間に合いそうにないなら手伝いとして現場にはいりつつの状況の中難しいです。
いざ調理機器が故障したり監査指導のお知らせがきたりすると、分からない状態で困ります。

前任の管理栄養士は私が入社して2ヶ月後に退職され、引き継ぎも全てできていない状態であったため急に物事が起こっては初めて聞く事であったり困ったりことが多々あります。
20年近く在籍されている上司(栄養士)がいますが、気性が荒く上手く関係が築けておらず、更にケアマネジメントでなく金額の入力を中心にしてきているため、分からないこと聞いても理解ができていない状態が続いてます。

先日保健所の管理栄養士が来られ、監査とは別の指導をされた時も分からないことだらけで相手側にも迷惑かけましたし情けないと思いました。その人に全てを把握するためにどのようなことをしてきたかを聞くと、早番から遅番まで全てを1人でこなせるようにしてたと言われました。その時、やはり現場が大事なのだと思いました。

直営で働かれている栄養士の皆様、厨房内の全ての業務をこなすにはどのような工夫をされましたか？
教えて頂けると幸いです。