カンファレンスの進め方を教えてください

切実に困っているので、教えてください。

今年から、特養に勤めています。栄養ケアマネジメントは前任者にざっと口頭で説明されただけで引き継ぎました。
アセスメント、モニタリング、ケア計画を立てるという一連の流れは把握できたのですが、その後の経過をどう、追っていったらいいのかまだよくわかりません。(リスク別というのは理解してます)
カンファレンスとして、３か月に1度、利用者さんの体重や食事箋の変更を５０人分一覧表にする・・・と教わったのですが、監査の時に、個人別に追ってくださいと言われ、でも、書式や期間、方法など詳しいことは聞けませんでした。
もし、これまでの前任者のやり方を変えるなら、しっかりした根拠が必要かと思います。

皆さんの施設ではどのようなやり方で、どれぐらいの頻度でカンファレンスを行っているのか
、押さえておくべきポイントは何か、ヒントでもいいので教えてください。
よろしくお願いします。