栄養価ソフトの使用方法について

栄養価ソフトについての質問です。

ただいま正社員として勤務しています。入社当初から私専用の栄養価ソフトを会社から渡されていまして、ある施設用に献立を作成することになっています。いままで、変更もあるのでエクセルで献立を作成していましたが、最近栄養価ソフトを使用しているところです。そこで、そのソフトの中に入っている食材が栄養成分表に書かれている名称と同じ形で大体入っています。使いづらいのでいまはよく使う食材の名称をカスタマイズしています。つまり私的にはいまプログラム系のソフトなので上書きはしていません。

そこで本題なのですが、上書きをしないので同じ栄養価の食材が名称は違うけどコンピューターの中に存在してしまうことになります。
本当は上書きをしたいのですが、いままで既存のデータから自分のデータを上書きするというのはしたことがないので怖いです。
やはり、データを上書きして書き換えるのはよくないでしょうか？

ちなみにあと一点、調理担当者が献立に切り方も書いて欲しいと言われています。正直ＮＯとは言えませんでしたが、献立に切り方を記載するのにも限界があります（考えれば分かりませんか？と言ってしまいましたが、切り方を書くのは一般的と言い切られました。）
そこで、上記と連動するのですが、一部切り方を書いた食材をデータ上で使っているので、いっそうのこと冷凍、生鮮食品、切り方をデータの名称に書き換えてしまおうと思ったところです。みなさんどうされてますでしょうか？

断り方を私は知らないし、これがまたやらないと顰蹙買うのが怖いです。今後仕事が増えてくるので全てをおんぶにだっこ発言されいままでのように「私がやりますよ」なんて安易に言って最後に出来なくなるパターンに悩まされるのも辛いです。