経口維持加算 算定の記録やモニタリングについて

現在、老人保健施設で管理栄養士をしています。
平成27年度　介護報酬改訂で栄養士にとっては経口維持加算が大幅に変更し、皆さん悩んでおられると思います。
私もそのうちの1人で、質問させて下さい。
経口維持加算の算定にあたって、会議やミールラウンドを行うとありますが、その記録やモニタリングはどのようにしたらよいのでしょうか？
　現在、私の中では医師・歯科医・看護師・管理栄養士がそれぞれ毎月コメントを書いて頂けるような書式を作成しているのですが、毎月となると若干大変な気がしています。
　なにか良い方法をお持ちの方は教えて頂けると嬉しく思います。