食事形態変更と禁食を追加した時の計画書の作成について

栄養ケア計画書を作成する際、多職種で連携し作成することとなっていますが、前回の実地指導の時に記録がないところがあると指摘を受けました。
禁食の追加や食事形態を変更した場合、支援記録に変更した記録は残していますが、ご本人の希望や看護師からの指示がほとんどのため、多職種で検討は実際のところしていません。
このままではいけないと思い、きちんと記録や何らかの形で多職種での検討をしていきたいとおもうのですが、介護施設で勤務される方々はどのように検討や記録をされ、計画書を作成されているでしょうか？
３年前に辞めた前任者は会議録のようなものを10年前の開所当初数回やってきたようですが、３年前の時点では一切やっていませんでした。
ケア会議をやって計画書を作った直後に介護職員と看護が相談し勝手に栄養剤の処方を開始することもあり、ちょっとブチギレています。自分が介護職員と相談している変更についてはケアマネに相談し、会議の開催をお願いしてもらっていますが、会議の日程調整も大変な時があります。そういう流れがスムーズにできるようにしたいとは思っています。