栄養ケア計画について

はじめて質問させていただきます。
特養で管理栄養士をさせていただいています。
拙い文章で分かりにくいかもしれませんが
回答いただけると幸いです。

質問です↓

現在、ほのぼのnextを使って
栄養ケア計画をつくっているのですが、
アップデートされて家族のサインの欄が
無くなっています。

いつもは栄養ケア計画書を郵送して
日付とサインを書いていただいたものを
返送していただいていたのですが、
説明日のみになっていて…。

説明日のみとなると
・電話での説明
・計画を郵送し確認いただいて
　郵送した日付を説明日とする
・ご家族が施設へ来た際に説明
　(これは非現実的かと思います)
のどれかかなと思ったのですが
皆様、どのように対応されていますか？

回答よろしくお願い致します。