献立展開についてお聞きしたいです。

クリニックで、働いています。
献立展開で常に入院されている食種は栄養計算して、実施献立として保存してますが、それ以外の食種は献立を作成し、保存の必要があるのでしょうか？
もし、その食種の患者さんが入院された時に、献立を作成し、保存しても大丈夫でしょうか？
現場、事務の兼任なので、少しでも事務作業を簡素化したい為の質問です。
よろしくお願いします。