委託会社との契約更新について

老健の管理栄養士として働いています。
タイトルの件で、委託会社が入っている施設・病院にお勤めの皆さまにお聞きしたいことがあります。

・2月に事務長と委託会社とで令和8年度の契約更新についての一度目の交渉がありました。
・事務長からの交渉案を持ち帰り、委託様が次の契約内容案を持ってきたのは3月中頃。
・この案で大筋決まり、先日、最終確認を行い、正式な契約書（割り印を押す装丁されたタイプ）は後日送ります、とのことで合意に至りました。

いずれの席も、私も同席していました。

お聞きしたいのはここからです。
事務長に「先日の委託会社との契約更新についての稟議書出してね」と言われました。すでに事務長と委託会社との間で合意済みであること、また、施設と委託会社との契約に関して一職員が稟議を出すことに疑問があります。
事務長には「あなたの名前で提出するからと言って、責任を負わせるものではない。あとで契約に関して言われても、ちゃんと先生から判子もらってますよ、と言った言わないの問題にならないだろ？」と。

委託会社との契約に関して一職員が稟議書を出すかどうは、その施設・病院による、と言われればそれまでですし、当施設、当法人の方針なら従うしかないのですが、いくら責任を負わせるものでなくても、金額が大きくて荷が重いなと感じています。

皆さまの施設・病院ではどうしていますか？教えていただけないでしょうか？
よろしくお願いします。


【補足】
ケアマネに相談したら、それはおかしい、と事務長に掛け合ってくれました。しかし、平行線のまま、結局は提出しました。