食札の作成と管理運営について

今年冬からユニット型特養（デイとかあわせて40人弱という感じ）の施設側栄養士をしている者です。（中に委託が入っていて献立～調理をそちらが担当）

食事については
厨房で食事つくる→温冷配膳車で各フロアーのユニットごとに運ぶ→介護職員が盛付と配膳を行う
という形です。

食札については、介護職員の方で作成→フロアーにあったのですが、
「すでに覚えているから」ということで今は使用せず（たまに新人さんに教えるぐらいだが、更新していないものもある状態で引き出しのなかにしまってある）一覧表のようなものを各フロアーで用意してそれで配膳を行っております。

今度、療養食を新しく作ることになりました。
でそれにともなってうちの上層部から
「食札作成と管理、並びに定期的なメンテナンス（掃除）をおこなうように」
といきなり言われました。
（「厨房側は関係ない話だろうからakkk一人でやれ」との仰せです。厨房側も「盛付、配膳はそちら担当だから食札もそちらが管理するんでしょう。大変ですね」てな感じです）

現在悩んでいるのが
１）食札をどこにおいてどこで手入れをするか
２）自分がいないときに形態変更があった場合についてどのように管理するか
（特に日曜日は確実にいないのがわかっているので）

の２点です。

自分一人が全部やるとした場合、２）の問題点が発生することを上層部に指摘しても
「そんなの介護が食札にメモを貼って…」としどろもどろになるばかり。

※介護に徹底させるのは本当に難しいです。（施設は開設してから３年目で、オープニングからのスタッフもまだ根強く残っています。自分は新参者で、ヒエラルキーでは看護・介護のそのまた下に所属するってな具合です。正直発言力０に等しいです）
普通に話している分には問題ないのですが、なにかあると「それって自分たちがやらなきゃいけない仕事なんですか？そんなのそっちでやってください」から始まる方達です。

本当にどうしたらいいかわからず困っています。
今現在でも介護の盛付け配膳間違いが発生しているこの状況で、療養食の実施による混乱が起きないか（配膳盛付がきちんと間違わずに実施できるのか）食札管理もどうやってやったらいいのかわからず不安で、正直全部投げて逃げたいです。