災害時の備蓄、どのように管理してますか？

私が働いているのは40床の小さな病院です。給食は委託しており、
給食管理は委託会社の栄養士が担当してくれています。

災害時の備蓄品（非常食）を用意していない事がずーっと気になっていましたが、
このたび、委託会社の方で　
ペットボトルの水や魚の缶詰などを用意してくれることになりました。

ここで質問です。
備蓄食料を使った献立（どのように提供するかと、１日当たりの栄養価）や、
治療食・嚥下困難食への対応についても、
書類にまとめておく必要がありますよね。
皆様のところでは　どのような書類にしていますか。
どうか教えてください。