経口維持加算２の監査項目について

はじめまして。

特養管理栄養士をしています。

今月半ばに監査が入るのですが、経口維持加算２の監査項目について相談したく、投稿させて頂きました。

点検事項にある
『誤嚥が発生した場合の管理体制（食事の中止、十分の排痰、医師又は歯科医師への報告が迅速に行われる体制）」
とは、何か書面に残してあるべきなのでしょうか？

実際に現場では食事の中止や排痰は行っています。
医師は週に１回の往診に来てくれているので、看護師より口頭連絡はされていると思われます。
排痰しても、チアノーゼやSPO2の低下した場合には看護師による吸引も行っています。

監査の対応を教えて下さい。