栄養ケア計画書のサインについて

初めて質問させて頂きます。
栄養士で委託の給食会社に就職し、仕事をしつつ管理栄養士をとりました。そこから療養型老健へ就職し、今回特養へ就職しました。
療養型での栄養ケア計画書はいつも同じ内容で項目にチェックを入れるだけで目標も定型文を書くようなものでした。
家族の意向については入所の段階で看護師が確認して、記入した用紙を栄養士へ渡してくれていて、家族への説明と同意も看護師からしてもらえていたので家族と関わることもほぼなかったです。

ですが今回特養で栄養ケアマネジメントとすると、
意向も説明と同意も栄養士が自分で家族へ話するようになっています。
前任者からの引き継ぎもほぼなかったので一人業務に困惑しています。
また施設建て替えに伴い、現在今までの多床施設40人＋ショートと新しいユニット型施設60人に100人が分かれてしまい兼任してみているので毎日が本当にバタバタしています。

自身で調べたのですがわからなくて。。。
同じような質問がありましたら申し訳ありません。

栄養ケア計画書を作成したらサインをもらいますが
サインをいただくのは利用者本人（しっかりしていれば）もしくは、
家族となりますが、家族というのは必ずしもキーパーソンでなければ
サインを頂いてはいけないのでしょうか。
たとえば長男さんがキーパーソン。でもあまり来荘されない。
そんな時次男さんが来荘されたら次男さんにサインを頂いてもいいのか。
施設が完成するまで2施設に分かれてしまった為、栄養士の机がない施設は来荘される家族に会えないことが多く（というか普段そっちにいない為いつ来たのか気づけません）、なかなかキーパーソンからのサインが頂けません。

ケアマネに確認しましたらケアプランは必ずキーパーソンと決まっていると聞きました。相談員にはキーパーソン以外にもらうと、キーパーソンがそんなプラン了承しません、と言ったときに困るのでキーパーソンがいいのでは？あるいはキーパーソン以外にもらう場合は「キーパーソンの了承を得る」というような一文を添えるべきではないかという回答でした。

皆さんはどうされているのか教えていただけないでしょうか。