在庫食品受払簿の作成について

在庫食品受払簿を作成したいのですが、なかなかうまくいかず悩んでいます。

職員食を提供しているので、患者食と職員食を分けなければいけないのですが、そのせいもあり、難しいです。

油や塩、料理酒等は、実際には献立に入力している以上に消費していると思うのですが、（料理酒や塩は、魚の臭みをとる酒塩に使用したりするので）、仕入れと払出しを入力して在庫を出すと、実在庫と数が合わなくなってしまいます。

受払簿は、不足が出ないようにまで調整しないといけないのでしょうか？マイナスが出てはいけないものですか？

実際に作成をしている方で、監査で指摘された内容があれば、教えて頂きたいです。基本的なことがわかっていないのは、自分でも情く感じているので、厳しい意見ではなく…宜しくお願いします。