書類管理について

先月より、病院勤務から小規模特養へ転職しました。
月報など、栄養関係書類管理をチェックしていたら、管理者印がなく綴じてあるだけでした。

過去に勤めていた施設では、衛生関係書類管理以外の、栄養出納などの食事提供に関する書類は、どこも管理者(施設長もしくは院長)の印をもらっていたのですが…必ず必要なものではないのでしょうか？

管理責任者を明確にして、管理手順をマニュアル化しておけばいいものなのか？分かりません。