効率よく仕事を回せるようになるには？

カテゴリが間違ってたらすみません。

現在、研修施設の食堂に入ってる委託会社で働いてます。三食あり、食数は日によって違いますが、多い時は300食、超えます。現場は私入れて、早番３人、遅番３人の6人で回してます。

今の職場は専用のソフトはなく、無料のエクセルの成分表(食材を選んだらカロリーが出てくるもの)が入っているだけで、食材をいちいち選ぶのも時間かかるし、効率悪く感じてます。

原価計算も今はソフトなどを使用せずに手で計算してるため、１ヶ月の原価も分からない状態だし、なんとなくは把握できても、発注に追われる日々で、手がつけられない状態です。

そして原価を抑えて、利益をだせと言われると、なかなか献立作成がすすみません。。。また、ほぼ１日中、現場にいるため、事務仕事は短い休憩時間と残業しながらやっている状態です。

みなさんの中で、専用のソフトを使わずに献立作成したり、カロリー計算してる方いますか？どうやったら、効率よく回せるようになるんでしょうか？ やっぱり今の環境に慣れるしかないんでしょうか？