禁止食の種類をしぼる方法はありますか？

はじめて、エイチエを利用させていただきます。

私が勤めている会社は、日配の食品製造工場です。
1日約13000食のお食事を製造しております。
昔は、働いている方用のお食事が主だったのですが、最近は、
介護食の要望が多く、朝昼夕あわせて約3000食は介護食が占めている状況です。
特養様、デイケア様、グループホーム様、サ高住様が中心で約100件のお客様に、セントラルキッチン方式で弊社が調理したものをお届けしています。
おかげさまでお客様が増えているのは有難いことなのですが、禁止食について、あまりにも種類が多いため、どのように対応したらよいか悩んでいます。
例：魚・肉禁、ブロッコリー禁、ハンバーグ禁、刺激物禁など。

禁止食の注文は、ＦＡＸや電話で通常の注文と同様にいただくのですが、
禁止食の受注の条件など、明確なルールがないため、無限に種類が増え続けていっている状況です。
（一応、好き嫌いには対応できない、健康被害の可能性のある場合のみ、という話をさせていただくのですが、お客様の強い要望で、今の状況になっています）
メニューも複数あり、禁止食の常食、一口、刻みもあり、約200種類×3通りの禁止食（病態食も含む）に対応しています。しかし、事務、現場すべてが煩雑になり、ミスの原因や、それらを恐れるため禁止食を考慮したメニューにすることになり全体のメニューの質の低下も招いています。

お客様にご納得・ご協力していただけるかたちで、禁止食の種類を絞っていきたいと考えているのですが、何か、良い案があれば教えて下さい。お願いします。

また、どうしてもはずせない禁止食や病態食も教えてください。