療養食加算開始日の記録

はじめまして。
特養に勤務しています。
今月、監査があるのですが、療養食加算が開始された日の記録方法について教えて頂きたいです。私の特養は古く、何年も前から入所されているご利用者さんがたくさんいらっしゃいます。
なので、古い書類(5年間保管)は処分しており、療養食が開始された時の食事箋は破棄してしまってます。パソコン上ではいつから開始されたか確認出来るシステムになっていますが、医師のサインした食事箋は残っていません。
今まで、突っ込まれた事はない様ですが、今年他施設で、指摘されたとお聞きしました。
どのように対応すれば良いか困っています。
皆様の施設の状況をお聞かせ頂きたいです。
宜しくお願い致します。