生活管理管理指導表について

来月より、除去依頼のあるアレルギー児の入園が決まりました。しかし生活管理指導表をもらっていないのに給食提供を園長が勝手に決定してしまいました。
なぜ提出がないのかと聞くと、住んでいる所から遠い所の病院を受診している。また担当の医者予約が取れず、入園までに間に合わず、貰えないとの事らしいです。
大豆のアレルギーがあるお子さんで豆腐などの大豆製品は全除去、代替え食を提供する。醬油などの調味料類は家で使っている。保護者の方曰く医者も積極的に使うようにと言っているとのことで調味料の除去はなく提供するとの事でした。除去依頼書を保護者に書いてもらうから良い。と園長と担任の保育士が言っています。

そもそも生活管理指導表の提出は必須だと思うのですが、保護者の方に用意するお話をしてしまったので提出するしかないのですが、その対応は良いのでしょうか。

また、園長や担任の保育士に何と言えばいいのでしょうか、資料などがあれば教えていただきたいです。