栄養ケア計画について

お世話になります!!
特養で働く新米管理栄養士です。
栄養ケア計画書を作成し、利用者さんのご家族に
郵送しようと思っているのですが
送付状⁇みたいなものをつけた方がいいのかなあと思っています。
どんな風に書いたら良いのでしょうか…⁇
ちなみに今まで管理栄養士がいなかったので
栄養ケア計画書は作っておらず初めて送ります。
教えて下さい!!