栄養計画書の作成日・説明日・同意日について。

いつも大変お世話になっております。

タイトルにある通り、栄養計画書の作成日・説明日・同意日の解釈について、教えていただけますでしょうか。

自分のイメージでは、例えば、作成日：1/1（カンファレンス等）、説明日：1/10、同意日：1/10以降（同日含む）の日付で良いのではないかと思っておりますが、どうでしょうか？
また、説明日については、現状ではご家族様へ返却用・ご家族様控え用の2部を郵送しておりますが、説明日の日付については、郵送する際の日付で良いと解釈しても良いのでしょうか？

もし、説明日が郵送する際の日付ではダメな場合には、同意を求めるご家族様に電話をして説明をしその日付を記入しないといけない物でしょうか？

ご回答宜しくお願い致します。