完調品について

4月から受託会社が変わり、完調品の食事に変わりました。施設側が発注し、受託会社がそれを温め等をして、盛り付けして提供するやり方です。発注の締め切りが約2週間前、その後はキャンセルはできず、追加は5日前までとなっており、急なショートステイの入退所、入院、急な食事形態の変更等などの対応が上手く出来ず、食数の管理が上手くいっていません。
完調品を使用されてる方はどう運用されてますか？ご意見を聞かせてください。