規格書について

125床の病院で働いております。
理事長の指示で、かなりの商品を現在業務スーパーに買い出しに行ってもらってるのですが、規格書が貰えないようです。
商品が変わったりする際は成分表を入れ直さないといけないと思いますが、それもできません。
そもそも緊急でもないのに、業務スーパーでの納品をしていいのでしょうか。
規格書は必ず保管する必要がありますでしょうか。