発注事務

5月から勤務し始めたばかりです。100人規模の施設です。前任者は2月から休職しているため、発注は事務員、調理師がしていました。先週あたりから私の方ですることになり、必ず調理師にチェックしてもらうようにということでした。調理師は、点検の段階で献立を勝手にかえて、発注書を変更して渡されました。点検された発注書を見てわかったんですが、生鮮品のレタス、きゅうり、ねぎなども在庫がありと書かれていました。1週間後の発注で在庫ありなんて考えられないのですが。衛生管理はずさんです。調味料は計量しないで使用しています。献立はたんなる目安で、野菜の量を変更して使用しているようです。このような現場での在庫管理、発注処理はどのしたらいいのでしょうか。私の仕事は一応給食管理ですが、食器洗浄、掃除・・・その他雑用がおもな仕事です。今までは500人から1500人規模の給食施設での経験しかありません。100人規模の施設ではありがちなことなんでしょうか。教えてください。