発注ミスをなくすためには

前回の相談に返答くださった方、
ありがとうございました。
その後残念ながら人間関係は
修復できず、そんなタイミングで
異動となったため一月から別の現場で働いています。
約一ヶ月前に前任の栄養士が退職したため初めて一人現場となり、発注を行うようになったのですが、最近ミスが多く、施設の方からお叱りを受けてしまいました。
ミスの内容としては
•在庫分を減らして発注した材料が足りない
•納品日を間違えて使用日もしくは仕込みに間に合わない
などです。
私の現場では会社の使っている
パソコンソフトに施設の方が献立を入力してくださり、それから私が人数を入力し、集計をかけ、量や、献立に上がってこないものなどを修正して入力するような形を取っています。

言い訳がましく聞こえるかもしれませんが、本当に人手不足で、夕方の上膳までほとんど厨房に入りっぱなしのため、基本的に就業時間内に事務作業が終わりません。(会社は全く人を入れてくれません)
疲れているときでも正確に
なるべく短い時間で
発注出来るようになりたいのですが
私でも行えるような改善策は
ありますでしょうか？
よろしければ回答おねがいします。

追記
回答ありがとうございます
詳しく書いた方がよいのでは、
とコメントいただきましたので
もう少し詳しく書きたいと思います

先に書いたように当社で使用している
パソコンソフトは食数を登録し
集計をかけると、自動的に献立に入力されている食材名と量がリスト化されます。
それを在庫や実際には使わない量(禁止食材で減らすことが多いものや、一品減らす方の分など)などを加味して修正したり、献立上上がってこないが使用しているもの(特殊食材や禁止食の代替え品)を入力し、本社にデータとして送り、そのデータから会社が食材を納品してくれるという流れで行っています。(パンや牛乳など一部は直接業者にFAXで発注しています)