障害者通所施設における荷重平均値や書類処理について。(長文です)

初めて質問させていただきます。
新規の知的障害通所施設で働き始めました。
少し前からスタートしていて、途中入社です。
乳児から幼児、成人から老人、放課後デイサービスです。
人数が日によってばらつきがあり、キャンセルもよくでます。人数も少ないです。
現在はまだ働きはじめで、一番利用の多い成人から老人を基準にして、幼児は約半分量と考えて発注、日報を作っています。
が、この方法でいいのかわからず。
通所で、キャンセルもよくでるため、実施日報はつねに実施の人数で処理し、金額も算出されるため、予算より上がってしまい。
この場合、やはりそれぞれの区分で荷重平均値を出しておいて、日報も年齢区分別に分けて計算して処理しないといけないのでしょうか？
値自体はだしているのですが、常に実施になるので、あとからの日報処理を年齢区分で食材量と金額をどうわけていいのかわからなくて。(事務所に一日の給食費を算出するように言われて、それは材料費プラス調味料をその日の人数で割った値でということだそうです。)
以前働いていた保育園では3歳未満児、以上児で一枚の日報で職員は3歳未満と以上児の差の分の量プラス主食量で調節、という感じで作るように言われてそうしていましたが、現在の職場は年齢層が違いすぎるので。
まだ、調理業務と書類作りに四苦八苦しているのですが、このままではいけないと焦りがでてきてしまいました。
あともうひとつお聞きしたいのが、現在は利用者さんの三時のおやつが基本的にほぼ市販のおやつで、幼児も同じです。
この場合、幼児の所要量はおやつは計算にいれず、一日の所要量のだいたい30%前後と算出、処理してもいいのでしょうか？
予算が給食費のみと言われて自身が関われるのはそれのみで、おやつ代は事務所が別管理していて別口です。
個人的には幼児クラスには牛乳などを提供したいのですが、予算がかなり限られているようで。
途中入社で流れがもうある程度出来上がってしまっているので、まずどこから変えていくべきなのか、同じような施設で働いていらっしゃるかたがおられましたらアドバイスいただけたいです。
本当に初歩的な質問でお恥ずかしいのですがよろしくお願い致します。