委員会について

特養で、栄養士や厨房スタッフ、介護スタッフ等を集めた委員会についてお聞きしたく、投稿します。

いわゆる給食委員会と呼ばれるものですが、
フロアの要望と厨房スタッフの対応について意見のすり合わせ等を行うもの、と理解しておりますが、実際に委員会を行う前にフロア等に依頼しておくものはあるのでしょうか。
未経験で、流れがまったくわからないので、困っています。

教えていただけると幸いです。
よろしくお願いいたします。