入院患者給食台帳について

はじめまして！医療機関で管理栄養士をしています。勉強不足で、レベルの低い質問ですが、どなたかお教え頂けたら幸いです。初めての質問で至らない点があると思いますが、よろしくお願いします。

給食業務委託をしている病院側の栄養士として、産休代理で入職しました。しかし、代理で在籍している間に委託業者を切り替えることになり、今回の疑問に至りました。

【質問】
入院患者給食台帳ってどんな風に作ってる？
そもそも給食台帳ってなに？必要なの？


今までは…
委託業者(L○○Cさん)の独自開発ソフトを使用
→患者さん自身の情報や入退院含めた食事情報、変更などを入力。
→その情報をベースに毎月、給食台帳を印刷。(食事変更などが反映される)

しかし…
⚪︎委託業者が切り替わるに当たり、そのソフトが使えなくなる
⚪︎鹿児島ではメディカロリーというソフトが主流(高額の為、事務長購入拒否)
⚪︎事務長より数万円の安価なソフトが提案されたが、給食台帳印刷機能は見当たらない為、購入不可

…という経緯で、他施設に問い合わせた所、excelで書式を作って、手書きで作っているという情報もありました。今時手書きって…と思ったものの、購入出来ないなら、それで行くしかないのかなって思って、書式を考えているところでもあります(´；ω；｀)勤務先の病院はなかなかの節約派で高いものは買ってもらえません。

もし、知ってることや参考になることがあったら教えて欲しいです💦うちではこんな感じだよーとかだけでも有難いです！よろしくお願い致します。