複合型介護施設、食事のオーダーについて

特養、ショート、デイのある施設に勤務している、施設側の栄養士ですが、食事のオーダーについて皆様のご意見をお伺いしたいです。
うちは、委託会社が入っており、委託では、こちらの各部署の相談員から上がったエクセルで作った伝票の食事内容を食札に手書きで管理して、それぞれの部署毎で管理しています。
例えば、デイもショートもうちを利用していただいている方がいた場合、それぞれの部署からオーダーがあった形態で提供しています。
ショートのスタッフによっては、デイで食事形態を変えたならそのままショートでも同じ内容で出して欲しいと、若干クレーム的に言われました。
ただ、前例として、デイでは昼だけだからレベル高い形態で出しても大丈夫、ショートでは宿泊となるので、職員が手薄の時間があり見守りに不安がある為、食形態レベルを低くしている人もいます。
私としては、そのようになるならば、介護記録のシステムに食事も入っているので全部署それでオーダーして、個人の記録は一本にするようにしたいのですがこちらの個人のカルテが一本化なったとしても、委託側では同じように管理は出来ないですよね？
委託が入っている施設で、こちらのシステムのデータをメール転送などされている所はありますでしょうか？