デイ併設の特養について

私は養護で働いています。
同じ系列の特養の栄養士さんが突然退職してしまい、引き継ぎなしで献立を立てることになりました。

養護の方は定員100名、ショートステイ3床のため、食数はさほど変化なく、発注量を少し変える程度で済んでいます。
特養はデイが併設されており、週５日は昼食にデイ分含めて発注しますが、朝と夕もなぜか食数が10ずれているし、昼にデイの分含めて集計すると、システム上発注量が小数点で出てしまい発注メンテナンスで手直し。そして献立表にそれが反映されないので厨房に出す献立表を修正テープで手直ししていたようで、かなり無駄な直しが多いと感じています。
近隣のデイ併設の施設の栄養士さんに聞くと、「現場を２つ（特養とデイ）にして、デイは昼をコピーすれば、そんな変な出方はしない」と言われました。特養のシステムを確認すると確かに現場はひとつしかありませんでした。
それで今システムメーカーに確認して現場を増やせないか交渉していますが、デイ併設の施設は普通どのように献立を立てて、スムーズに発注しているのでしょうか？

これも勉強、と思ってやろうと思っていますが、特養の献立立てても発注量がばらばらで、過去のものを見たりしながらやったら半日かかってしまい、養護の方の仕事も上手く進まず残業の毎日で困っています…