備蓄食の購入費について

初めまして。特養で管理栄養士として働いています。
早速ですが、備蓄食の購入費について質問させて下さい。

備蓄食を3日分準備していましたが、ここ3ヶ月で賞味期限の切れる物が多数あり献立に組み込み使用しました。
使用する前から賞味期限が切れるので購入を、と事務長にお願いしているのですが「予算が無い」と断られ続けています。
前回購入した時は普段の食材費と一緒に業者さんに請求してもらったのですが、先日事務員の方から「給食費としてではなく、防災費みたいな感じでご利用者様（ご家族様）から別にお金をいただいて購入したらどうか？」と話がありました。

そこで質問なのですが、皆様の施設では備蓄食を普段の食材費と一緒に請求してもらっていますか？
それとも食材費とは別にされていますか？
また、その際ご利用者様（ご家族様）に負担をお願いされていますか？
もしくは防災費のような名目で毎月少しずつお支払いいただき、そこから購入されていますか？

ちなみに当施設の給食は直営で委託は入っておりませんので、直営の方に出来る範囲で構いませんので教えて頂けると有り難いです。
宜しくお願いします。