栄養・摂食嚥下スクリーニング

こんにちは。いつも大変お世話になっております。
栄養摂食嚥下スクリーニング作成に当たり、質問があります。
うちの施設ではLIFEを活用し入力を行っていますが、確定ボタンを押せば提出されたことになるのは存じ上げていますが、書類の保管方法について教えてください。
様式は、4回実施した記録を残せるようになっていますよね。
例えば、5月にスクリーニングをします。その時点で、印刷して保管しておくべきなのでしょうか？
ひと枠埋め、確定ボタンで提出すれば上書き保存になるのでしょうか？次に記入するときは新規作成で前の月のデータは反映されたまま、二枠目に今月のデータが反映されるのでしょうか？
はじめて使うもので分からない為、分かる方がいればご回答のほどよろしくお願いします。