老人ホームでの食札管理について

老人ホームで働く管理栄養士です。
現在、入所者100名近くいますが、パソコンのエクセルを使用した手打ちで印刷したものを食札ケースに入れて管理しています。入所される方は同じ顔ぶれですが毎日変動もある施設です。

そこで困ってる点が2点あります。
①食札をのせた食事をフロアへ提供した時に食札が無くなってしまうことが度々ありその度に利用者一覧と照らし合わせて探す作業が大変
②コロナ対応でフロアでディスポ対応になった際に今まで入所したことがある方全員のせている（エクセルで各フロアごとに）ためその中から選んでディスポに貼るようの食札を印刷するという作業が大変

どちらも人の手で時間がかかるため業務短縮させる方法や、フロアから食札が降りてこない際に誰のがないか分かる仕組みとか作れないだろうかと悩んでいます。…ちなみに栄養ケアはほのぼのを使用していますがこのシステム使用して何かできたりとかありますか？

どなたか良いアドバイス、自分の施設はこうしてますという視点があれば教えてほしいです！