病院受診などで食事時間内に帰れない時・・・

こんにちは。
特養で勤務している管理栄養士です。
当荘では　朝9時まで　昼13時まで　夕19時まで　
食事は取り置きを行いますが、それ以降は衛生上破棄しています。
(調理終了後2時間を目安としています)

先日、荘から病院受診に行かれ、13:30に戻られた方がいらっしゃり
現場の介護職員より｢食べるものがない｣と言われました。
厨房は委託業者が入っているので、食材を借りて調理は契約外となりますしできそうにありません。
ちなみに、あらかじめ依頼があれば、いつでも提供可能なパンや飲み物に代替えはしています。

病院受診に連れて行く相談員には｢今後食事提供時間を過ぎるようなら帰り際に買ってきてもらえないか?｣
と依頼しました。
ですが、このようなケースは本来どのように対応すべきなのでしょうか？
皆様の施設ではどのようにされていますか？