提供食数の日報・月報について

現在、精神科病院で管理栄養士をしています。
今年1月に病院栄養士未経験で入職し、手探りで今日まで何とかやってきました。
来月に厚生局による適時調査の実施があります。当日準備する書類の中のひとつに提供食数(日報、月報)とあるのですが、これまで作成しておらず、どのようなものを準備すればいいのか分からない状況です。
無知で情けないのですが、どなたか教えていただきたいです。
よろしくお願いします。