利用者への説明の仕方

入居者150名の老健の管理栄養士です。
現在、施設の管理栄養士は私一人です。
厨房業務、献立・発注は委託しています。

先日、委託会社から「食材料費の価格高騰で、同じ金額で今まで通りの食事を用意することが難しくなったため献立を一部調整させてください」とお願いがありました。

実際今月から、朝食の牛乳をヨーグルトに変更したところ、
利用者様からは「なんで牛乳が出なくなったんだ」という声や「牛乳のみたいな」という声があがり、
介護主任からは「利用者さん全体への説明があってもいいのではないか」という意見がありました。


説明といっても、どうすればいいのでしょうか。
フロア５か所、全員の所へひとりずつ説明して回ればいいのか。
ご家族向けの書面も作った方が良かったのでしょうか。