納品業者さんへの対応について教えて下さい！

初めて投稿させていただきます
私は保育園栄養士をしているのですが、納品食材に異物混入があった時や納品食材(豆腐や肉など)の納品温度が高い時の対応について困っています
私の勤務する保育園では肉、魚などの種類ごとに小売業者さんに注文をお願いしていますが、年に数回髪の毛の異物混入や納品温度が18℃程度と高いことがあります。
異物については交換ができる時はいいのですが、作業の時間上交換が間に合わない時は異物の周りを取り除き使用している状態です！
その都度改善のお願いはしているのですが…
皆様の職場ではどのような対応及び防衛策をとられていますか？
※ちなみに同じ業者さんと契約更新をしており、昔からの付き合いがあるため、業者さんの変更はできにくいです