委託業者への個別対応依頼について

障害者施設の栄養士です。
委託業者への個別対応の依頼は、どの程度までお願いしても良いものでしょうか。
利用者の既往の病態、体調等への対応のため、
個別依頼をお願いする場合、現場はよくやってくれますが、
後から、業者の本部から契約外のことはできないと言われます。
また、その都度本部に確認していたのでは、急な対応に間に合いません。
ちなみに、業者の本部と施設の本部とのつながりがあり入っている会社なので、
栄養士を低く見ていますし、どういう契約なのかも知らされていません。
嗜好による対応へは、ある程度の線引きは必要だと思いますが、病態によるものにはやらなければならないこともあります。
しかし対応しきれないことが多々ありもどかしいです。
皆様、意見を聞かせて下さい。