在庫食品受払簿

病床数19の診療所に勤務しています。
3年前より管理栄養士が採用され、
食事療養2から1に変わりました。

必要書類の中に
「在庫食品受払簿(給与物資受払簿)」がありますが、
どのような形式で管理しているか教えていただきたいです。

在庫物品はほとんどすべて書くようにしていて、
その都度、その食材の紙を探して書いていると時間がかかるので
月ごとに1枚の日付を書いた紙に、その日出したものがあれば書くようにし、
納品されたものは、納品書を見て
まとめて後日収支を書いているという方法をとっているのですが、

結局ちゃんと書かれていない状態で、書類を作成している意味をなしていない状態です。

どのように管理していけば良いかわからない状態なので、
こうしてる！という良い方法があれば教えていただきたいです。