行事について

ほとんど愚痴になってしまいます。すみません。

私は現在特養の施設側で管理栄養士をしています。特養100、ショート10、デイ25で、全面委託です。
ついこの間、敬老会が終わりました。
今回の敬老会は上の決定が遅く、敬老会をやります、日にちはいつですと決まったのが1カ月前でしたので私も委託側もバタバタと準備を行いました。(もちろん、事前にいつでしょうか？と何度か伺ったがまだ不明とのこと)
その後、施設で敬老会反省会があったので、「敬老会をやりますという指示？をもう少し早くだしてほしい」と言いました。
すると、「年間スケジュールがあるのだからそれをみて勝手に進めてくれ」と言われました。
たしかにそうです。が、その年間スケジュールがめちゃくちゃなのです。
1月 餅つき→やってません。話もでてません。
4月 お花見 →やってません。話もでてません
8月 納涼祭→やってません。話もでてません。

このような状況です。
施設長が素人で何も分からない状態。
そして、介護主任や事務長がいないためなんだかかんだかよくわからない状況でとても働きにくいです。

皆さまの施設は行事等はどのような流れで各部署が動きだしますか？