納涼祭の屋台

私は福祉施設の栄養士です。

8月下旬に納涼祭を行います。食事関係なので、当然と言えば当然ですが、屋台の責任者になりました。

今までこの様な大きなイベントのリーダーなどやったことがなく、どのようにやっていけばいいかわかりません。


何を提供するかは決まったのですが、係の職員にどのように仕事を割り振ったり、指示をしたら良いのか分かりません。
今までやってきた職員の方に聞きながらやっているのですが、自分があまりにもいろいろなことをまとめらるず、悩んでいます。


また、それぞれの屋台を350人分の食材を用意しなければならないため、その膨大な数に頭が痛いです。

皆様はどのようにして、様々なことを決めたりまとめているのでしょうか？



長くなり申し訳ないのですが、もう一つ質問させて下さい。

かき氷の氷はどのように保存すれば良いのでしょうか？
納涼祭当日に購入する予定ですが、厨房の冷凍庫は普段の食材や納涼祭の食材をいれるため、冷凍庫は使えないと思います。何かいい方法などあれば…。やはり発泡スチロールなどが良いのでしょうか？


長々とすみませんでした。。