特養での食事変更について

いつもいつも初歩的な質問ですみません。
今回の質問も今までにあるものでしたら、重複してしまいすみません。

みなさんの施設（とくに特養）では食事形態の変更はどのような形で
行われていますか？
医師が常駐している施設では、もちろん医師が食事箋を書き、医師の
指示のもとで食事形態の変更が行われると思います。
しかし、特養のような医師のいない施設ではどのようにして食事変更
をしていますか？

例えばご飯からお粥といった主食の変更もそうですし、刻み食から
ソフト食といった食事形態の変更、または「〇〇が嫌いだからはずして」
といった嗜好への対応まで・・・。

今まで私の施設では、上記の食事変更のやり方がめちゃめちゃで
介護士・看護師が勝手に厨房に言って知らない間に変わっていたりとか
になっていて、栄養士が把握しきれないことが多々あります。
（恥ずかしい話なんですが・・・）
なので、食事箋のやりとりもなくすべて口頭で済ませているという
いい加減なやり方でした。
なので、今後は食事変更のやり方の体制をちゃんとしようと思います。
なので、他の施設ではどのようにされているんでしょうか？

よろしくお願いいたします。