栄養管理計画書の運用(電子カルテ無し)

精神科・療養型の病院で管理栄養士をしています。
栄養管理計画書の運用について質問です。
当院では電子カルテを導入していないので、食事量の把握や検査データのチェックなどは直接病棟へ行ってカルテを確認するしかありません。
直営なので、現場もやりつつ１人で３病棟(130人程)担当しているため、時間的に厳しいです。

効率的な運用方法があれば教えたください。